Mesmo com avanço de sistemas digitais, 86% das prefeituras brasileiras ainda utilizam papel em parte
relevante de seus processos, aponta estudo realizado pela Softplan
A permanência do papel na administração municipal ajuda a explicar por que processos
seguem lentos, áreas não se comunicam e o atendimento ao cidadão ainda apresenta falhas
estruturais — mesmo cinco anos após a criação da Lei do Governo Digital.
Apesar da adoção de portais, processos eletrônicos e canais digitais, a falta de integração
entre sistemas e a resistência à mudança seguem limitando os ganhos de eficiência e qualidade
nos serviços públicos.
Os dados são do Panorama da Gestão Pública Municipal, estudo da Softplan, realizado
por meio da 1Doc, com 1.290 servidores de 334 municípios em 22 estados. A pesquisa aponta o
nível de maturidade digital das administrações municipais e mostra como práticas analógicas
ainda comprometem a eficiência do serviço público.
Digitalização predomina nas áreas centrais da administração
Segundo o levantamento, a digitalização avançou primeiro nas áreas estruturais da
gestão pública. 60% das prefeituras já digitalizaram a gestão de documentos e processos, 52%
aplicam nas licitações e compras públicas e 49% oferecem atendimento ao cidadão em canais
digitais. Serviços como assinatura eletrônica de contratos (51%) e solicitação de serviços (60%)
também aparecem entre os mais digitalizados.
Esses números refletem o impacto direto de marcos legais recentes, como a
regulamentação da digitalização de documentos com validade jurídica, além da Lei do Governo
Digital, que incentivaram a substituição do papel e a interoperabilidade entre sistemas.
Para o CEO da Softplan, Márcio Santana, os dados indicam uma mudança estrutural em
curso. “A digitalização deixou de ser um projeto isolado de tecnologia e passou a ser um
componente estratégico da gestão pública. O que vemos é que, onde os processos são digitais, a
administração se torna mais previsível, mais transparente e mais eficiente”, afirma.
Menos digitalização, mais problemas no dia a dia
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O estudo mostra uma relação direta entre nível de digitalização e eficiência
administrativa. Prefeituras com maior maturidade digital relatam, em média, 2,32 desafios
operacionais em seu dia a dia, enquanto municípios com digitalização intermediária enfrentam
3,29 desafios, considerando a quantidade de problemas apontados em lista de múltipla escolha.
Entre os principais entraves apontados pelos servidores estão:
● Falta de integração entre setores e secretarias (44%)
● Resistência à mudança (42%)
● Falta de equipe qualificada (38%)
● Processos morosos (35%)
● Comunicação interna ineficiente (27%)
Embora dados indiquem correlação, e não causalidade direta, o padrão é consistente:
municípios mais digitalizados enfrentam menos problemas de integração e lentidão
administrativa. “A tecnologia por si só não resolve tudo, mas ela cria as condições para que a
gestão funcione melhor. Quando os dados fluem e os processos são integrados, os gargalos ficam
visíveis — e isso é essencial para tomar decisões melhores”, analisa Santana.
Domínio do papel
O uso do papel permanece como um dos principais símbolos da lentidão administrativa.
Apenas 14% das prefeituras afirmam operar de forma praticamente 100% digital e 49% ainda
utilizam papel em poucos setores. E uso intenso em muitos setores está em 37% dos governos
municipais. Os impactos são mensuráveis. Prefeituras com uso excessivo de papel enfrentam
22,4 pontos percentuais a mais de problemas com processos morosos, 58% de dificuldades na
gestão documental e 52% de problemas de integração entre áreas.
A dependência do papel é mais acentuada na região Norte, onde apenas 6% dos
municípios afirmam não ter uso excessivo de documentos físicos.
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Mais digitalização, mais recursos para políticas públicas
Outro achado relevante diz respeito ao orçamento. Prefeituras mais digitalizadas tendem
a investir menos em tecnologia administrativa e a direcionar mais recursos para áreas finalísticas.
O estudo mostra que, nesses municípios, há aumento proporcional de investimentos em
educação, obras e infraestrutura e saúde.
Além disso, prefeituras digitalmente mais maduras têm quase 3 vezes mais planejamento
para uso de inteligência artificial do que aquelas com baixo nível de digitalização. “Quando a
gestão digital funciona, ela deixa de ser custo e passa a ser alavanca. O orçamento deixa de
sustentar a burocracia e passa a chegar com mais força na ponta”, avalia o CEO da Softplan.
Atendimento ao cidadão
O atendimento ao cidadão aparece como uma das maiores prioridades da gestão
municipal para 2026, mas também como uma das áreas mais difíceis de digitalizar. A satisfação
média percebida pelos servidores é de 3,72 em uma escala de 1 a 5. O atendimento presencial
ainda predomina (73%), seguido por portais digitais (60%), telefone (56%) e WhatsApp (50%). O
desafio, segundo os respondentes, não está na falta de canais, mas na integração entre eles, o
que impacta agilidade, padronização e experiência do cidadão.
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Inteligência artificial começa a ganhar espaço
Apesar do debate crescente sobre IA no setor público, apenas 26% das prefeituras já
utilizam soluções baseadas em inteligência artificial. Outras 34% pretendem implementar em
breve, enquanto 44% ainda não têm planos definidos. Entre os municípios que já utilizam IA, as
aplicações mais comuns são na gestão documental e análise de processos (26%), no atendimento
ao cidadão (23%) e na comunicação institucional (21%).
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Transição
O panorama traçado pela pesquisa é claro: a gestão pública municipal brasileira está em
transição. A digitalização avança, a inteligência artificial começa a sair do discurso e o foco no
cidadão se intensifica. Ao mesmo tempo, práticas analógicas, como o uso excessivo de papel e a
fragmentação administrativa, ainda impõem limites à eficiência do Estado.
“O futuro da gestão pública não será definido apenas por novas tecnologias, mas pela
capacidade de transformar processos, integrar pessoas e abandonar modelos que já não
respondem às necessidades da sociedade”, conclui Santana.
O estudo completo está disponível no site da Softplan (link
Cinco anos após criação da Lei do Governo Digital, papel ainda domina a gestão municipal
